Bei größeren Kapitalgesellschaften mit mehreren Geschäftsführer:innen bzw. Vorständ:innen sprechen gute Gründe für die Einführung einer Ressortverteilung. Ressortverteilungen bieten nicht nur praktische Vorteile, sondern führen zu einer Effizienzsteigerung und bewirken gleichzeitig eine Reduzierung persönlicher Haftungsrisiken.
Ressort- oder Geschäftsverteilung bedeutet die Verteilung verschiedener Tätigkeiten innerhalb des geschäftsleitenden Organs nach sachlichen und/oder örtlichen Kriterien bzw in funktioneller Hinsicht. Die Geschäftsverteilung kann grundsätzlich formfrei, sogar konkludent erfolgen. Eine eindeutig formulierte schriftliche Vereinbarung ist jedoch aus Beweiszwecken empfehlenswert. Darüber hinaus sorgt eine klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Aufgaben für eine gute Organisation und Zusammenarbeit.
Die Einführung einer Ressortverteilung erfolgt entweder in der Satzung/im Gesellschaftsvertrag oder in einer Geschäftsordnung. Sieht die Satzung/der Gesellschaftsvertrag diesbezüglich keine Regelung vor, kann die Ressortverteilung durch einen Gesellschafterbeschluss eingeführt werden. In diesem Zusammenhang ist fraglich, ob die Ressortverteilung durch einen Beschluss der Geschäftsführer:innen eingeführt werden kann. Die Judikatur erachtet eine solche Regelung durch die Geschäftsführer:innen als zulässig. Die Literatur verlangt hierfür zumindest die Zustimmung aller Geschäftsführer:innen.
In der Regel, d.h. ohne abweichende Vereinbarung, gilt Gesamtgeschäftsführung. In dieser Konstellation bedürfen sämtliche Managemententscheidungen der Mitwirkung aller Geschäftsführer:innen. Diese tragen volle Verantwortung für sämtliche Geschäftsbereiche des Unternehmens und haften gemeinsam für alle Pflichtverletzungen und Misstände. Ausschließlich im Falle von Gefahr in Verzug kann auf die Zustimmung der Co-Geschäftsführer:innen verzichtet werden. Eine solche Gefahr liegt vor, wenn der Gesellschaft ein Schaden und nicht bloß Gewinnentgang droht.
Bei einer Ressortverteilung ist grundsätzlich jedes Mitglied für seinen Bereich eigenverantwortlich. In diesem Fall stellt sich die Frage, inwiefern ein/eine Geschäftsführer:in, die nicht für ein bestimmtes Ressort zuständig ist, für die anderen Ressorts Verantwortung trägt und hierfür haftbar gemacht werden kann.
Bei einer Ressortverteilung gilt grundsätzlich der Vertrauensgrundsatz: Ressortunzuständige Geschäftsführer:innen dürfen darauf vertrauen, dass der/die ressortzuständige Geschäftsführer:in den ihm/ihr zugewiesenen Tätigkeitsbereich ordnungsmäßig führt. Er/sie trägt für sein Ressort zunächst volle Verantwortlichkeit. Die Ressortverteilung führt jedoch nicht zum gänzlichen Entfall der Haftung für fremde Ressorts. Die nicht ressortzuständigen Organmitglieder sind zur Überwachung der anderen Geschäftsbereiche verpflichtet. Sie haben sich über den Gang der Geschäfte und die Abläufe zu informieren und müssen erst bei Bestehen eines konkreten Verdachts für ein nicht ordnungsmäßiges Führen des Ressorts einschreiten. Nach OGH-Judikatur sind an diese Pflicht besonders strenge Anforderungen zu stellen. Das hat der OGH auch in der berühmten FACC –Entscheidung[1] bestätigt. Nach seiner Ansicht ist ein/eine ressortunzuständige/r Geschäftsführer:in dann zur Nachfrage verpflichtet, wenn der/die Ressortzuständige selbst von sich aus keine Informationen erteilt oder konkrete Bedenken gegen die Richtigkeit und Vollständigkeit seiner/ihrer Auskünfte bestehen. Eine anlasslose, lediglich auf prinzipiellem Misstrauen beruhende Obliegenheit, die anderen Ressorts ständig zu überprüfen, würde zu einer Überspannung der Sorgfaltspflicht eines/einer Geschäftsführer:in führen. Darüber hinaus kommt den Ressortunzuständigen ein Auskunfts- und ein Widerspruchsrecht zu.
Zu beachten ist, dass bestimmte „Kernaufgaben“ des Geschäftsführungsorgans der Ressortverteilung nicht zugänglich sind. Diese sind ganz zentrale Leitungsaufgaben, wie zB. die Pflicht zur Aufstellung des Jahresabschlusses, die Führung der erforderlichen Bücher der Gesellschaft, die rechtzeitige Anmeldung eines Insolvenzverfahrens, die Festlegung der Unternehmenspolitik oder die Einberufung der Hauptversammlung. Von diesen zwingenden Pflichten können sich die Geschäftsführer:innen niemals befreien. Obwohl die Hauptverantwortung für diese sog. Kardinalpflichten einem/einer Geschäftsführer:in übertragen werden kann, wird dadurch die Haftung des/der einzelnen ressortunzuständigen Geschäftsführer:in nicht ausgeschlossen. In diesem Fall gilt sogar eine verstärkte Überwachungspflicht, die sogar das regelmäßige Einholen von Informationen und laufende Beobachtung der Liquidität und wirtschaftliche Lage des Unternehmens erfordert.
Wie bereits erwähnt, führt die Ressortverteilung nicht zu einem gänzlichen Haftungsausschluss. Gerade bei größeren Unternehmen ist ein Arbeitsalltag ohne Aufteilung der diversen Tätigkeiten kaum möglich. Entsprechend ist insbesondere in solchen Unternehmen eine Ressortverteilung nicht nur aus praktischer Sicht vorteilhaft, sondern führt diese darüber hinaus auch zu einer gewissen Haftungsminderung für das einzelne Mitglied. Ressortverteilungen ermöglichen es, Aufgaben innerhalb des Unternehmens entsprechend den jeweiligen fachlichen Kenntnissen der einzelnen Geschäftsführer:in aufzuteilen. Bei einer gelungenen Ressortverteilung, die jeden einzelnen Tätigkeitsbereich entsprechend aufteilt, können Haftungsfälle vermindert und die Verantwortung der Organmitglieder reduziert werden.
Dominika Szanto
[1] OGH 03.08.2021, 8 Ob A109/20t.